Ha meghalljuk, hogy valamiből van ingyenes és fizetős változat is, akkor általában az első reakció az, hogy miért fizessünk érte, amikor ingyenes is be tudjuk szerezni. Hasonló a helyzet a cégkivonatokkal is. A cégkivonat egy olyan céges dokumentum, amelyből több változat is létezik. Az ingyenes mellett több fizetős változat is létezik, azonban gyakran az első ötlet az, hogy megfelelő-e az ingyenes cégkivonat. Lássuk, hogy mikor elegendő az ingyenes változat?

A cégkivonatok feladata, hogy az éppen aktuális információkat tartalmazzák az adott vállalkozásról. Ez az aktualitás az, amit az ingyenes cégkivonattal nem lehet biztosítani, ugyanis az ingyenesen letölthető változatok szinte biztosan nem a jelenlegi állapotot tükrözik, hanem egy valamikorit. Emiatt ingyenes cégkivonatot nagyrészt csak tájékozódásra, információszerzésre lehet használni. Ha nem számít, hogy jelenlegi vagy néhány hónappal ezelőtti információkat látunk, vagy nem olyan fontos az aktualitás, hogy fizessünk érte, akkor az ingyenes változat megfelelő lehet.

Ellenkező esetben, pl. szinte minden ügyintézés, teendő során fizetős változatot kell beszereznünk. A fizetős változatok árát elsősorban a hitelesítés szintje, módja határozza meg. A legolcsóbb a hiteles cégkivonat, amely elektronikus dokumentum, a legtöbb helyen el is fogadják. Elektronikus aláírással készül az e-hiteles cégkivonat, szintén elektronikus formában. A legmagasabb hitelesítést (és a legmagasabb árat) a papír alapú, közhiteles cégkivonat jelenti.