A cégkivonat az egyik legfontosabb céges dokumentum, szinte biztosan szükség lesz rá ügyintézések, szerződéskötések során. Fontos azonban, hogy csak érvényes cégkivonatot fogadnak el minden ilyen ügyintézés esetén.

Az érvényes cégkivonat azt jelenti, hogy 30 napnál nem régebbi dokumentumról van szó. Ez a 30 napos érvényesség nagyon fontos, ugyanis ez biztosítja azt, hogy az adott cégkivonatban az éppen aktuális, hatályos információk szerepelnek. Éppen emiatt nem fogadják el sehol a cégkivonat ingyenes változatát, ugyanis ott nem biztosítja semmi, hogy friss információk vannak a dokumentumban.

A cégkivonatban szerepel pl. a cég neve, székhelye, telephelyei, adószáma, cégjegyzékszáma, cégformája stb. Ezek mind olyan információk, melyek gyakran egy vállalkozás esetén soha nem változnak az alapítást követően, és ha változnak is bizonyos részek, akkor is gyakran csak nagyon ritkán.
Vannak azonban olyan információk, melyeknél nagyon fontos, hogy a 30 napos határidőn belül legyen a dokumentum. Ilyen pl. a képviseletre jogosultak adatai. El kell kerülni, hogy egy cég nevében képviseletre már nem jogosult személy kössön szerződést, intézzen hivatalos ügyeket.

Szintén nagyon fontos információk egy cégkivonatban, hogy a vállalkozás ellen folyik-e végrehajtási eljárás, csődeljárás, rendelkezik-e adótartozással, adóhiánnyal, esetleg az adószámát törölték-e. Ezek mind olyan információk, melyek bármikor bekövetkezhetnek, így lehet, hogy csak a legfrissebb cégkivonatban lesznek benne.